手続代行者がある場合の取扱い | 一般社団法人都市ガス振興センター

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手続代行者の方へ

手続代行者が補助金の手続きを代行する場合は、ガス供給事業者との共同申請や申請者本人による設置工事完了確認書の提出が必要になります。

　申請者に代わり手続代行者が補助金申込や補助金交付申請等の手続きを代行する場合、手続代行者に加え、補助対象給湯器にガスを供給するガス供給事業者が連名（以下「連名申請」）で手続きを行うことが必要になります。この措置により、ガス供給事業者が申請内容の適正を担保するので、手続代行者による不正の防止に極めて有効となります。
　手続代行によらず申請者本人が直接申込み・申請する場合は、連名申請は必要ありません。

連名申請の概念図

　補助対象となる高効率給湯器にガスを供給するガス供給事業者にとって、連名申請を行うということは、第三者（手続代行者）の行為に対する保証行為となります。したがって、ガス供給事業者は、連名申請にあたり許可要件を設ける必要があります。
　この許可要件は、ガス供給事業者ごとに異なりますので、当該のガス供給事業者にお問合せたいだくことになります。センターにお問合せいただいても、お答えできません。

１．手続代行者の遵守事項（電子申込・書面申込共通）

手続代行者が補助金の申込みを行う場合、下記が必要となります。

◎: 補助対象給湯器にガスを供給しているガス供給事業者から、予め連名申請の許可を得ていること
◎: 手続きを代行することについて申請者からの依頼があること

２．電子申込

a.: 手続代行者が電子申込を行う際に、手続代行者自身に関する入力とともに、連名申請の許可を得ているガス供給事業者についての入力が必要になります。入力画面にしたがって、ガス供給事業者の会社名・事業所名、住所・郵便番号、電話番号、ＦＡＸ番号、担当者名、担当者所属部署名を入力してください。
b.: 万一、手続代行者がガス供給事業者から連名申請の許可を得ていないにもかかわらず、偽ってガス供給事業者欄を入力した場合、補助金は交付できません。また、不正行為として処分・公表等の対象となる場合があります。
c.: センターは、手続代行者に「仮登録完了メール・本登録完了メール」を送信し、その後、補助金申込受理通知書・必要事項を事前印刷した補助金交付申請書用紙等を申請者宛に郵送します。
d.: 「本登録完了メール」の受信を確認した時点で、給湯器の設置工事に着手できます。

３．書面申込

a.: 手続代行者は、必要事項を記入・押印した補助金申込書を、ガス供給事業者の担当に提出してください。
b.: ガス供給事業者は、内容を確認のうえ、ガス供給事業者欄を記入し、社印（事業所印・営業所印で可）を押印後、センターに提出してください。押印後の補助金申込書を手続代行者に返送し、手続代行者からセンターに提出することも可とします。
c.: センターは、補助金申込書の審査後、補助金申込受理通知書・必要事項を事前印刷した補助金交付申請書用紙等を申請者宛に郵送します。
d.: 申請者に「補助金申込受理通知書」が届くまで、給湯器の設置工事に着工できません。手続代行者が補助金申込書を作成してから、申請者に補助金申込受理通知書等が到着するまで、日数がかかることを予めご承知ください。

４．申請書および添付書類

a.: 手続代行者は、補助金交付申請書および添付書類を作成し、内容が適正なことを確認・押印のうえ、ガス供給事業者の担当に提出してください。
b.: ガス供給事業者は、申請書および添付書類の内容を確認のうえ、申請書のガス供給事業者欄に社印（事業所印・営業所印で可）を押印し、センターに提出してください。万一、内容に不備があった場合は、手続代行者に必要な対応を行うよう指導してください。押印後の補助金交付申請書を手続代行者に返送し、手続代行者からセンターに提出することも可とします。

５．申請書の審査と交付決定

a.: 補助金交付申請書、添付書類および後述の設置工事完了確認書の適正が確認できた場合、センターは申請者宛に交付決定通知書を郵送します。
b.: 書類に不備があった場合、センターは手続代行者に不備の是正を依頼します。
c.: 手続代行者は、不備を是正し指定する期日までにセンターに提出してください。
d.: 特定の手続代行者に不備が多発する場合は、当該のガス供給事業者に是正のための指導を依頼します。

６．その他

a.: 連名申請の場合、計画変更承認申請書、遅延等報告書、交付申請取下げ届出書をセンターに提出する際にも、手続代行者に加え、ガス供給事業者による確認と押印が必要になります。
b.: ガス供給事業者が手続代行者となる場合は、連名申請の必要はありませんが、電子申込、書面申込ともガス供給事業者欄に入力・記入していただく必要があります。
c.: 手続代行を用いず申請者本人が申込み・申請する場合は、電子申込・書面申込とも手続代行者欄・ガス供給事業者欄に入力・記入の必要はありません。
d.: 申請者、手続代行者またはガス供給事業者は、申請書類をコピーし５年間保管してください。

　手続代行者が補助金の手続きを代行する場合、センターは補助金交付申請書（兼設置工事完了報告書　兼取得財産等明細書）を受領後、申請者本人に送付依頼状（簡易書留）とともに設置工事完了確認書（返信用はがき）を送付します。この設置工事完了確認書に、必要事項を記入しセンターに返信していただきます。この体制は、補助金受給前の審査を二重化し、不正防止をより一層強化するものです。
　手続代行によらず申請者本人が直接申込み・申請する場合は、設置工事完了確認書を提出する必要はありません。

1	設置工事完了確認書（返信用はがき）は、送付依頼状とともに申請者本人の現住所（補助金交付申請書に記載の住所）に簡易書留で郵送します。
2	お手元に届いた返信用はがきは、到着後１週間以内に申請者からセンター宛に返送してください。また、個人情報保護用のシールを同封しますので、返信用はがき裏面に貼付して郵送してください。
3	補助金交付申請書、添付書類および設置工事完了確認書の適正が確認できた場合、センターは申請者宛に交付決定通知を郵送します。

１．確認項目

a.: 設置された機種名（潜熱回収型給湯器は機器本体）
b.: 機器の設置工事完了日（補助対象給湯器の設置が完了した日を記入）
c.: 領収金額（リモコンを除く給湯器本体価格、税抜）

２．署名・押印等

a.: 氏名（自署）および印（認印で可）
b.: 住所
c.: 受理番号（送付依頼状の申請者欄に記載されている番号）

３．留意点

a.: 設置工事完了確認書は、必ず申請者本人がご記入ください。
b.: 既に提出済みの交付申請書記載内容と、設置工事完了確認書の記載内容が一致したもののみ、補助金を交付します。
c.: 返信用はがきを送付いただけない場合や、交付申請書の記載内容と返信用はがきの記載内容が一致しない場合は、補助金は交付できません。
d.: 手続代行者、補助対象給湯器の販売者の方には、下記の徹底をお願いします。
e.: 万一、設置工事完了確認書を紛失したり、センターへの提出後に間違いに気づいた場合には、申請者本人からセンターに連絡してください。

1	本補助金事業の申請者、手続代行者および関係者の皆様におかれましては、 ◎ 今後、万一不正行為があった場合、本補助金制度は即日、執行停止・廃止になること ◎ 不正行為を行ったと認められる場合、詐欺罪等で当センターより刑事告訴される可能性が高いことをご理解、ご承知のうえ、法令遵守（コンプライアンス）について今一度、徹底していただくようお願いいたします。
2	また、補助金の交付要件や制約事項を深く理解し、「如何なることがあっても、日付、金額、機種、写真等において虚偽の記載や改ざんは決して行ってはならない。」ことを徹底してください。
3	センターは、補助金交付業務の適正かつ円滑な運営のため、必要に応じて、申請者、手続代行者またはガス供給事業者等に対し現地調査を行う場合があります。その際には、ご協力をお願いいたします。

（1）: 手続代行者は、申請者からの依頼によって申込み、申請書類提出等補助金に係わる手続きを代行することができます。申請者からの依頼がない場合は、手続きの代行はできませんので、ご注意下さい。
また、補助金の手続きを代行する場合、補助対象給湯器にガスを供給するガス供給事業者との連名申請が必要です。
（2）: 手続代行者は、補助金に係わる法令、業務方法書、業務細則、センターが定めた補助金の交付に関するその他必要な事項及びそれらに基づくセンターの指示に従って、補助金に係わる手続きを代行していただく必要があります。
（3）: 万一、手続代行者が法定等による手続きを偽りその他不正の手段により行った疑いがある場合は、必要に応じて調査を実施します。その結果、不正行為が認められたときは、センターの所管する契約の全部又は一部について一定期間指名等の対象外とする、センターの取扱うすべての補助金について一定期間の交付及び手続代行を停止する、当該手続代行者の名称及び不正の内容を公表する等の措置を行います。
（4）: 手続代行者が手続の代行を通じて申請者に関して得た情報は、個人情報保護に関する法律（平成15年法律第57号）に従って取り扱う必要があります。

（1）: 手続代行者が申込み手続を代行する場合は、補助金の応募条件をすべて満たしていることを確認してから申込んでください。とくに、補助対象給湯器の設置工事着手前に申込むことが必要です。給湯器が設置済み後や設置工事着手後の申込みは、受付できません。
（2）: 補助金の交付を受けた場合、補助対象給湯器を取得財産として管理し、法廷耐用年数である６年以上使用する必要があります。手続代行者が申込みの手続を代行する場合は、申請者に給湯器設置後に６年以上使用することを確認してから申込んでください。
（3）: 手続代行者は、申込みの内容が正確であることを確認してください。申請者の氏名・現住所・設置場所住所等が事実と異なる場合には、原則として失効となり補助金を交付できません。
（4）: 手続代行者が給湯器の設置工事を行う場合は、センターから補助金申込受理通知書（電子申込みの場合は本登録完了メール）を受けた後でなければ、補助対象給湯器の設置工事を着手することができません。補助金申込受理通知書は申請者あてに郵送します。

（1）: 手続代行者が申請書類提出の手続きを代行する場合、提出期限を厳守してください。申請書類は、設置工事が完了しすべての種類が整ってから３０日以内または募集期間ごとの提出期限のいずれか早い日までにセンターに提出してください。提出期限を過ぎた場合、失効となり補助金を交付できません。
（2）: 手続代行者が交付申請書類の手続きを代行する場合は、交付申請書の記載内容が適正であること、補助対象給湯器の設置状態を示す写真、保証書の写し及び住所確認書類が適正であることを確認のうえ、センターに提出してください。申請書類に不足がある場合や未記入等重大な不備がある場合は、受付けできませんので書類を返却します。また、提出後に誤りや事実と異なる事象が判明した場合は、申請者に対し交付できないことの通知または交付決定の取消しを行います。
（3）: 申請書類に不備がある場合は、センターは手続代行者に不備の解消を依頼します。センターが設定する期間内に不備が解消できない場合には、失効となり補助金を交付できません。
（4）: 手続代行者が補助金の手続きを代行する場合、センターは申請書類の受領後、申請者本人に設置工事完了確認書（返信用はがき）を送付します。申請者はこの設置工事完了確認書に必要事項を記入しセンターに返信する必要があります。
詳しくは（手続代行者がある場合の取扱い）をご確認ください。
（5）: 申請書類提出後に、センターから申請者及び手続代行者に対し、補助金の額を確定するための現地調査を行う場合があります。手続代行者には、センターの指示等に従って、協力していただく必要があります。

（1）: 補助金の交付を受けた補助事業者（申請者）が、６年以内に補助対象給湯器を廃棄・処分する場合は、事前にセンターに財産処分承認申請書を提出し、承認を得る必要があります。また、その内容によって補助金を返還していただく場合があります。
（2）: センターは、補助金の交付業務の適正かつ円滑な運営を図るために、必要に応じて、補助事業者又は手続代行者等に対して報告を求め、又は現地調査等を行う場合があります。その際には、センターの指示等に従って、協力していただく必要があります。